Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim baru-baru ini melaksanakan pemusnahan ribuan arsip yang sudah tidak berlaku lagi. Kegiatan ini dilakukan pada Selasa (5/11/2024), mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Acara tersebut juga dihadiri oleh Pelaksana Teknis (PLT) DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati.
Sri Wartini, Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan adalah dokumen yang berasal dari tahun 2005 hingga 2011. Arsip-arsip tersebut telah melewati masa kedaluwarsa dan dianggap tidak relevan lagi. “Kami melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dan memenuhi syarat untuk dihancurkan sesuai pedoman ANRI,” ujar Sri Wartini.
Pemusnahan ini sebenarnya sudah direncanakan sejak dua tahun lalu, namun baru dapat terlaksana tahun ini setelah semua persiapan selesai. “Meskipun sudah direncanakan sebelumnya, baru tahun ini kami bisa melaksanakannya setelah proses verifikasi arsip selesai,” tambahnya.
Anita Natalia Krisnawati menambahkan bahwa sebelum dimusnahkan, seluruh arsip telah melalui proses verifikasi yang ketat untuk memastikan bahwa hanya arsip yang benar-benar tidak lagi diperlukan yang dihancurkan. “Semua arsip yang dimusnahkan telah diperiksa dan disetujui sesuai dengan ketentuan ANRI,” kata Anita.
Total 4.479 dokumen substantif dan fasilitatif, serta 142 arsip statis dimusnahkan dalam kegiatan ini. Pemusnahan ini bertujuan untuk mengelola arsip dengan lebih efisien dan mengurangi penumpukan dokumen yang sudah tidak relevan, serta menjaga keamanan data yang ada.
Kegiatan pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari komitmen Dispora dan DPK Kaltim untuk memastikan pengelolaan arsip yang lebih baik dan sesuai dengan standar yang berlaku di Indonesia.
