Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur baru-baru ini memusnahkan sejumlah arsip fisik yang sudah tidak digunakan lagi. Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa pemusnahan dokumen ini merupakan langkah strategis untuk mengurangi beban penyimpanan arsip yang menumpuk di kantor. “Pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan ini penting agar tidak menjadi beban bagi OPD. Kami ingin pengelolaan arsip lebih efisien dan sesuai dengan peraturan yang berlaku,” ujar Rasman.
Ia menambahkan, meskipun arsip fisik dihancurkan, semua data yang masih diperlukan akan dipindahkan ke format digital. “Dengan digitalisasi, dokumen penting tetap aman dan dapat diakses kapan saja tanpa khawatir hilang atau rusak,” jelasnya.
Sebagian besar arsip yang dimusnahkan berasal dari periode 2005 hingga 2011, saat pengelolaan dokumen fisik lebih banyak digunakan. Rasman mengungkapkan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah tidak relevan lagi, seperti data dari 2004 yang tidak lagi digunakan. “Pemusnahan ini dilakukan setelah evaluasi mendalam untuk memastikan hanya dokumen yang tidak diperlukan yang dihancurkan,” kata Rasman.
Dengan pemusnahan arsip ini, Dispora Kaltim bertujuan untuk memodernisasi sistem pengelolaan dokumen, mengurangi penggunaan kertas, dan mempermudah akses data melalui digitalisasi. Rasman berharap langkah ini akan memperlancar administrasi dan memastikan semua dokumen penting tersimpan dengan aman dalam bentuk digital.
