Kutai Timur – Kelengkapan dokumen kepegawaian digital menjadi perhatian Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Kutai Timur (Kutim). Seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN), baik Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), diminta menuntaskan pengisian Digital Management System (DMS) melalui MyASN Digital BKN.
Kepala BKPSDM Kutim Misliansyah mengatakan DMS menjadi tempat penyimpanan arsip dan dokumen kepegawaian secara digital. Kelengkapan data tersebut diperlukan untuk mendukung berbagai proses administrasi, termasuk kenaikan pangkat dan persiapan masa pensiun.
“DMS itu kan sama saja namanya lemari arsip. Nah, itu nanti akan dipakai untuk berkas pensiun, untuk naikkan pangkat, dan apa-apa itu semua,” ujar Misliansyah atau yang akrab disapa Ancah usai menghadiri pelantikan pejabat pimpinan tinggi pratama di Ruang Meranti, Kantor Bupati Kutim, Jumat (28/8/2026).
Proses pengisian DMS oleh ASN Kutim telah berjalan. Namun, BKPSDM masih menemukan sejumlah kendala teknis, termasuk nilai atau status data yang belum sesuai karena dokumen pendukung belum seluruhnya terunggah atau tervalidasi.
Kondisi tersebut membuat ASN perlu melakukan pemeriksaan terhadap data masing-masing. Kelengkapan dokumen menjadi bagian penting agar informasi kepegawaian yang tersimpan dalam sistem dapat digunakan ketika pegawai mengajukan layanan administrasi.
“Jadi semua ASN itu wajib untuk mengisi DMS itu. Karena sekarang tidak lagi pakai berkas fisik,” ungkapnya.
Digitalisasi arsip kepegawaian juga mengubah pola pengelolaan administrasi yang sebelumnya banyak mengandalkan dokumen fisik. Data yang tersimpan secara elektronik menjadi bagian dari proses layanan kepegawaian, mulai dari kenaikan pangkat, mutasi, hingga kebutuhan administrasi menjelang purna bakti.
Karena itu, BKPSDM mendorong setiap unit kerja ikut membantu ASN yang mengalami kendala dalam proses pengisian maupun pengunggahan dokumen. Pendampingan diperlukan agar persoalan teknis tidak berujung pada ketidaksesuaian data ketika dokumen tersebut dibutuhkan.
ASN juga diminta melakukan verifikasi mandiri terhadap akun masing-masing melalui MyASN Digital BKN. Pemeriksaan tersebut mencakup kelengkapan dan kesesuaian dokumen yang telah diunggah sehingga data kepegawaian dapat terus diperbarui.
Langkah tersebut menjadi bagian dari penataan administrasi kepegawaian berbasis digital di lingkungan Pemkab Kutim. Dengan data yang lebih lengkap dan terverifikasi, proses layanan kepegawaian diharapkan dapat berjalan lebih tertib dan mendukung kebutuhan administrasi ASN. (IR/ADV)
